Как понять, что сделано всё, от меня зависящее в конкретной ситуации?

В этом Вам поможет Ваша совесть. Если анализируя эту ситуацию, Вы понимаете, что реально выложились на максимум, что дальнейшее участие в ней не принесет Вам ничего, кроме тревоги, траты сил и расхода энергии, что ситуация не совсем уже в зоне Вашего контроля, и Вы точно не видите дальнейшего своего в ней участия, то есть Ваша совесть чиста,- то спокойно отпускайте ее, живите дальше спокойно и примите это как факт, не возвращаясь к ней без особой надобности снова.

Если же при анализе ситуации Вы понимаете, что еще есть куда развиваться, есть идеи и варианты что еще можно сделать и как изменить,- то делайте. Считаю лучше сделать все, что в твоих силах, и дальше жить спокойно, не имея груза прошлого , чем постоянно крутить это в своей голове, тем более, если Ваши дальнейшие действия там не имеют смысла.